Durante alguns bons anos, meus fins de semana se resumiram às noites de sábado e domingo. No resto do tempo eu estava ocupada, trabalhando para dar conta vida. Sabe quando você está louca para assistir aquele filme no cinema, mas não vai porque, afinal, ainda tem muito trabalho pra fazer e, ora bolas, primeiro o dever, depois o lazer? O problema é que o dever é infinito e, caso você se permita o cineminha, assiste o filme com uma voz de fundo dizendo no seu ouvido: – Meldels, o que você está fazendo aqui? Você deveria estar em casa trabalhando!

Foram anos a fio com a sensação de que eu estava fazendo muito menos do que eu deveria em todos os âmbitos da minha vida. O resultado não poderia ser mais óbvio: irritação, cansaço, frustração, ansiedade. Precisei de muita terapia para entender uma coisa muito simples, mas na qual parece que não podemos acreditar: estar ocupada não significa necessariamente estar sendo produtiva e competente no que se está fazendo.

Um artigo da Thrive Global intitulado ‘Why You Feel Busy All The Time (And how you can change that, for the sake of your mental well-being)’ – algo como: ‘Por que você se sente ocupado o tempo todo (e como mudar isso, pelo bem da sua saúde mental)’ – ,escrito por Thomas Oppong, sabiamente nos lembra que simplesmente não podemos fazer tudo e responder a tudo e a todos e que, portanto, vale a pena priorizar, escolhendo nossas ações diárias com cuidado.

Oppong destaca que priorizar é importante porque permite que nos concentremos nas tarefas mais importantes, enquanto retardamos o trabalho sem importância para mais tarde. Afinal, tudo o se faz sem um propósito real é uma perda desse recurso tão precioso: o tempo. Apesar de a ocupação fazer com que sintamos que estamos nos movendo rapidamente e sendo produtivas no processo, provavelmente, se tirarmos um tempo para avaliar nosso trabalho, ficaríamos surpresas com o pouco trabalho verdadeiramente valioso que estamos realizando.

Trabalho de verdade faz com que a gente avance em nossos objetivos, enquanto a mera ocupação é o que fazemos para evitar o trabalho real. Muitas de nós confundem estar “ocupada” com ser eficaz ou eficiente! Pensando neste contexto, no artigo são apresentadas algumas dicas para recuperar o tempo, a atenção e a clareza mental, que vou compartilhar aqui.

A maioria de nós não tem nenhum problema em estar ocupada, mas muitas vezes está ocupada com as coisas erradas.

Você pode passar das nove da manhã às cinco da tarde enviando e-mails, mas isso não está gerando resultados nem levando você a atingir metas maiores e de mais longo prazo. Quando as pessoas dizem “estou tão ocupada”, isso muitas vezes significa: “sou uma péssima planejadora” ou “não sei como priorizar ou delegar”.

Resista à tentação de realizar várias tarefas.

Sempre há mais e-mails recebidos, mais reuniões, mais coisas para ler, mais ideias, projetos e trabalho para acompanhar. O resultado, inevitavelmente, é sentir-se oprimida: cada uma de nós é finita, com energia e habilidades finitas, tentando passar por uma quantidade infinita de tarefas. Sentimos uma pressão social para “fazer tudo”, no trabalho e em casa, mas isso não é apenas realmente difícil; é uma impossibilidade matemática.

Se você tiver vários itens para focar no mesmo dia, tente dividir seu tempo de trabalho em rajadas curtas e focadas. O método Pomodoro é uma estratégia bem conhecida, em que você gasta 25 minutos trabalhando e 5 entre as tarefas para descansar. Dessa forma, você ainda está se concentrando no seu trabalho mais importante, mas também está dando a si mesma a liberdade de alternar entre tarefas diferentes.

Não fique presa no modo reativo.

Você precisa optar por focar no trabalho de alto valor, mas o trabalho de baixo valor é inevitável. Então, programe tempo para tarefas de baixo valor para medir quanto tempo você gasta nelas. Isso parece contra-intuitivo, mas, na prática, não é. Quando você limita quanto tempo se dedica a trabalhar em tarefas urgentes, mas não importantes, se força a gastar mais energia em menos tempo, para que você possa realizar as tarefas mais rapidamente, a fim de dedicar tempo ao trabalho de alto valor.

Você tem tempo mais do que suficiente, apenas não está se organizando direito.

Para muitos de nós, a principal razão pela qual “não temos tempo suficiente” é que nunca esclarecemos adequadamente quanto tempo devemos dedicar às diferentes coisas que mais valorizamos. Uma das maiores frustrações que muitos de nós sentimos é ter muito o que fazer e não sentir que temos tempo suficiente para fazê-lo. Às vezes, parte do conflito é não ter uma ideia clara do que você deve fazer logo de manhã ou do que pode ser adiado até o meio-dia.

Se você definir sistematicamente prioridades para sua semana ou dia, haverá tempo suficiente para o seu trabalho de alto valor. A priorização e a organização podem levar a uma alocação de tempo mais eficiente. Dê um passo atrás e descubra o que é importante para você. Livre-se das alterações sem importância e faça um brainstorm de mudanças a realizar em longo ou curto prazo.

Comece a distribuir seu tempo do jeito certo.

Comece revendo sua rotina diária. Acompanhe suas atividades diárias por algum tempo para ver claramente onde seu tempo está sendo gasto. Reuniões, telefonemas, e-mails, notificações, pequenas conversas e muitas outras distrações estão constantemente dividindo sua atenção. Grave TODOS os seus compromissos, prazos e tudo mais. Analise o tempo real gasto em cada atividade com o que você acha que é o melhor valor para cada uma.

Programe seus dias.

Programe tudo com antecedência. Faça um plano e saiba o que está acontecendo a cada dia. Isso ajuda você a descobrir como está gastando seu tempo. Observe onde o tempo escapa e, em seguida, organize sua rotina. Revise sua programação regularmente. Verifique-se semanalmente para ver se sua programação reflete o que você deseja.

O principal argumento é este: evite as ocupações que não agregam valor real ao seu trabalho, visão ou objetivo de longo prazo (que não precisam ser profissionais!). Quanto mais deliberada você é sobre como gasta seu tempo e energia, menor a probabilidade de se envolver em tarefas triviais que fazem você se sentir pressionada pelo tempo o tempo todo.

Assim aquele cineminha (ou o que quer que você goste de fazer) pode voltar a ser curtido sem stress 😉

¹autor do livro ‘Working in the Gig Economy: How to Thrive and Succeed When You Choose to Work for Yourself’ (algo como: Trabalhando na Economia Gig: como prosperar e ter sucesso quando você decide trabalhar por conta própria).

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